旅行 & 与SLT政策相关的费用程序(310.18
最近更新日期:程序生效2023年5月2日
分管部门:商务财务部
概述
本文件旨在为教职员工提供有关大学旅行规定和程序的指导. 有关政策、程序或旅行安排的问题，请致电商务部门 & 财务办公室电话:616-331-2203.
程序
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授权
除非有紧急情况存在, 旅行者应事先获得主管的授权, 部门主管, 迪安, 导演, 旅行前委任高级职员(AO)或行政主任. 旅行者应该通过Concur Request模块获得批准，或者应该从其委派的旅行审批人那里获得批准. 旅行审批人可以预先授权一个财政年度的资金使用. 如果事先批准旅行，旅行核准人仍负责支付费用. 获得预先授权的旅客可通过Concur使用在线预订功能或旅行社协助选项. 行政干事的旅行由委派的行政支助人员安排和批准.
Concur的审批层次结构将在Banner审批应用程序中手动更新. 部门行政人员将负责为其部门差旅人员和个别主管和/或任命人员更新此申请, 根据相应院长/行政主任/行政主任设置的审批层次结构. 这些表格将由财务质量保证小组定期审核.
安排
员工每个旅行者都有责任安排自己的旅行日程, 订票, 使用大学购货卡(p卡)支付费用, 发给雇员的, 作为付款方式. 每年旅行不超过两次的员工/旅行者不需要获得大学旅行p卡. 未获得p卡的旅客可使用旅行政策中指定的其他付款方式. 旅行应通过Concur 旅行预订模块或直接通过大学首选的旅行社安排, CTP.
大学客人/组: 接待部门负责协调大学客人和非员工团体的旅行安排. 如果一个大学的客人必须预订自己的旅行, 可以从主管或授权审批人处获得使用预订平台的例外. 团体旅行应直接与CTP的团体旅行专家安排，以协助预订空中和/或地面交通工具, 酒店住宿, 汽车/面包车租赁或巴士包租. 如果旅行社无法预订全部或部分行程, 团队可以直接向首选供应商预订旅行, 使用大学p卡付款. 需要GVSU团队旅行计划人员的电子邮件作为证明文件，证明团队旅行服务是请求的，但无法从CTP获得.
运输
商业航空公司
所有机票必须通过Concur平台或GVSU的首选旅行社(CTP)预订。. 所有GVSU旅客的机票将通过与旅行社或预订平台相关联的既定大学支付方式支付. 机票必须订最低的经济舱或经济舱.
包机航空服务
如果通过比较旅行成本和旅行者的时间限制来衡量对大学有利，则可以批准包机服务.
私人飞机
禁止使用员工拥有或租用的飞机进行大学商务旅行. 所有大学的航空旅行必须预订定期商业航空公司或大学包机.
公共交通
出租车、拼车、公共汽车、地铁、豪华轿车等. 是否可获全价报销.
租赁车辆
当商业运输不可行或不可行时，允许使用租赁车辆. 如果出于旅行目的需要，可以租用车辆在州外目的地使用. 请与CTP联系以获得车辆租赁方面的帮助.
泳池车辆可供当地团体旅游. 联络设施服务部安排共用车辆. http://8rko.hg68333.com/facilitiesservices/allendale/gvsu-motorpool-vehicle-rental-options-allendale-campus-29.htm
- 当通过旅行社预订和取车时，需要一张主要的信用卡作为担保. 应该使用p卡来保证安全和支付. 租赁协议表格和收据必须作为支持文件提交到“同意”.
- 燃料，如果没有包括在租赁协议中，是一个可报销的费用，有收据.
- 有关适当的保险范围，请参阅保险部分.
个人车辆
- 如果员工被要求在非其主要工作地点工作, 他们将报销从他们的家到目的地或他们的主要工作地点到目的地的往返里程, 取较小者.
- 从家到主要工作地点之间的旅行里程属于个人通勤，不报销.
- 除非员工需要运输特殊设备或工具来履行职责，否则在校园内的里程是不报销的.
- 各校区之间的里程可报销. 鼓励员工在大急流城和艾伦代尔校区之间尽可能使用湖人线巴士服务.
- 私人车辆可以代替商业航空旅行. 大学商务旅行的里程将按现行联邦GSA里程率报销，最高可达500英里. 同样，乘坐公共汽车、火车或其他交通工具将按实际费用报销. 燃料、修理等费用.，都包含在美国国税局的里程津贴中.
- 停车费用, 存储, 过路费和渡轮是可报销的，但仅限于实际支付的金额.
- 在大学设施停车的罚款和费用是不报销的费用. 违反公共政策的罚款或指控(如超速罚单等).)是不可报销的费用.
餐
只有获得授权的个人才可以使用大学p卡购买酒类. 经授权的个人将由财务和行政副总裁每年以书面形式指定. 在可能的情况下，应使用“同意请求”来获得购买酒精的预先授权. 必须使用指定的资金来支付购买酒类的费用，并要求执行干事通过“同意请求”或事后在“同意费用”中批准.
住宿
所有住宿必须通过Concur平台或GVSU的首选旅行社(CTP)预订。, 除非住宿是会议注册的一部分. 住宿费凭旅客p卡支付, 如果发行, 或者以个人形式付款，将得到报销. 客房服务费用按每日津贴报销. 因小费而产生的费用无需收据即可报销，每笔交易最高可报销15%.
会议费用
参加会议的人员应使用大学p卡支付实际注册费, 研讨会, 等. 与会议相关的非商业活动和/或配偶/伴侣活动费用, 比如高尔夫或巡回赛, 是不包括在内的费用，不应记入大学p卡.
杂项费用
旅客在航空公司航班上托运一件行李将得到报销. 如果大学指导的旅行超过五天, 额外的托运行李费将在被委托人批准的情况下被允许. 处理和储存袋子的费用经批准可作为单独费用.
代客服务的个人费用, 娱乐, 私人电话, 互联网服务, 等.，将不予报销.
费用和解
费用提交
所有差旅费报销申请必须以“同意”形式提交. 必须填写出差的商业目的和日期，并提供收据以证明费用. 未使用的预支现金必须以支票或汇票的形式交回会计处.
大学客人和其他被批准的旅行者必须将收据和里程提交给他们的主人，以便在Concur中报销. 部门管理员可以作为他们的代表输入这些信息进行报销. 客人必须遵守大学的旅行政策，并按照这些程序进行报销或按照他们的合同协议, 哪些文件应作为证明文件上传到Concur.
结算
费用必须在交易过账当月的最后一天提交并批准. 如果这个月的最后一天和你的旅行日期重合, 交易必须在返回后的5个工作日内提交. 费用包括采购卡(p卡), 余额递减卡, 住宿卡(用于Concur内的机票费用), 还有自付费用. 旅行者可以包括多次旅行, 营业费用, 实付费用, 和p卡费用合并成一份费用报告. 个人车辆里程发还, 费用可以每45天合并并提交一次. 自付费用将在收到所需的批准后报销. 提交后，可以在Concur平台上查看付款状态.
非员工报销将由负责支付非员工差旅费用的部门管理.
需要收据
只有实际发生的业务费用, 并附上上传至Concur的原始收据, 可以提交报销吗. 如果低于75美元，则不需要行李、通行费和出租车收据. 任何导致更改旅行计划或异常费用的情有可原的情况，必须在Concur的商务目的部分解释. 获授权旅行批准人, 任命军官, 执行官, 会计处有权根据学校政策拒绝全额或部分索赔.
外币
偿还的外币将以等值的美元偿还. p卡将根据每日联邦汇率自动计算货币汇率.
旅游发展
现金垫款将很少发放，并且需要由商务办公室事先授权，并说明为什么以下选择之一不可行. 请与 旅游团队 如果你需要预支的话.
首选的旅游付款方式有:
- 如果一个人一年旅行超过两次, 他们应该有自己的p卡，他们应该用这张卡购物和旅行.
- 如果一个人一年旅行不超过两次或需要在旅行期间获取现金, 他们应该有一张余额递减借记卡.
取消了旅行
如果批准的旅行被取消，并发出旅行预支, 支票正本或个人支票必须在15天内交回会计处存款.
已收到的机票以航空公司/旅行社回程规定为准. 适用时，信用证将开给付款方. 航空公司/旅行社收取的取消费用可获发还. 当已收到取消行程的报销时, 旅行者必须在15天内与会计办公室核对这份信用证.
保险
大学车辆
所有大学拥有和租赁的车辆在美国任何地方行驶时都有责任和物理损坏保险.S. 如果您计划在美国境外驾驶大学车辆, 请联系风险管理，电话:616-331-2067.
个人车辆
大学的责任保险将不会回应，直到车主的个人汽车责任限额完全用尽. 车主的个人汽车保险是所有索赔的主要保障. 学校不为个人车辆提供物理损坏保险.
租赁车辆
通过Concur/CTP租赁的用于大学相关业务的车辆在美国驾驶时，由大学的责任和物理损害保险计划承保. 旅行者可以拒绝租赁机构为国内租赁提供的保险. 然而, 国际租赁, 旅行者应该接受租赁机构提供的全部责任和物理损害保险. 车辆租赁协议的所有条款和条件必须阅读和遵守.
有关保险范围的更多信息, 驾驶与大学有关的业务时的限制和例外情况, 请参阅 车辆 & 司机协议. 有关保险范围的问题，请致电风险管理，电话:616-331-2067.
个人财产
遗失或被盗的个人财产应报告给你的个人保险代理人. 对于任何丢失或被盗的个人财产，学校概不负责.
报告疾病或紧急情况
在严重疾病的情况下, 因公出差期间发生的意外或紧急情况, 旅客应通知其主管. 如果无法联系到主管，请致电616-331-2215联系人力资源办公室.